SIPONA ERP: Warenwirtschaft, Faktura und E-Rechnung in Ihrer Plattform

Stammdaten für jede Branche

Artikel jeder Art in jeder Einheit: Stück, Meter, Quadrat- und Kubikmeter, Raummeter, Festmeter und Ster, laufende Meter, Tonne, Kilogramm, Liter, Stunde, Tag oder Pauschale – plus eigene Einheiten je Firma. Mehrere Einheiten je Artikel mit Umrechnung zwischen Einkauf, Verkauf und Lager sind eingebaut.

• Stücklisten und Set-Artikel mit automatischer Auflösung
• Austauschartikel je Artikel – Alternativen direkt im Lager sichtbar
• Preislisten mit Mengenstaffeln, Aktionspreisen und kundenindividuellen Preisen
• Lieferantenartikel mit eigener Artikelnummer und eigenem Einkaufspreis je Lieferant
• Serien- und Chargenführung inklusive Rückverfolgbarkeit

Verkauf: vom Angebot zur Rechnung

Die vollständige Belegkette Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung, GoBD-konform mit lückenlosen Nummernkreisen und revisionssicherer Archivierung. E-Rechnungen erzeugt SIPONA nach ZUGFeRD/EN 16931 – und empfängt strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) auch.

• Skonto, Storno und Gutschrift, Anzahlungs- und Schlussrechnungen
• Mahnwesen mit automatischen Vorschlägen – versendet wird ausschließlich durch einen Menschen
• Abo- und wiederkehrende Rechnungen, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und pain.008-Datei für die Bank
• Provisionen: Regeln je Mitarbeiter oder allgemein, automatisch bei Rechnungsstellung erfasst, Gutschriften gegengebucht
• Projektabrechnung mit Verrechnungssätzen und Kostenstellen
• DATEV-Export für die Übergabe an Steuerberatung und Buchhaltung

Einkauf & Lager

Im Einkauf führt die Kette von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Eingangsrechnung – mit automatischen Bestellvorschlägen aus Mindestbestand und Meldebestand. Das Lager bildet Ihren Betrieb realistisch ab.

• Volle Lagerplatzverwaltung – auch chaotische Lagerführung
• Bestand je Artikel, Lager und Lagerplatz mit Umlagerungen
• Lückenloses Bewegungs-Journal: Jede Buchung bleibt nachvollziehbar
• Wareneingang platz-, serien- und chargengenau

Inventur: einmal zählen, sauber buchen

Die Inventur beginnt mit einer Zählliste, die SIPONA aus den aktuellen Beständen eines Lagers erzeugt – getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein, SIPONA stellt Soll und Ist gegenüber, und beim Abschluss werden die Differenzen als Korrekturbewegungen gebucht. Nichts wird stillschweigend überschrieben: Jede Korrektur steht anschließend im Bewegungs-Journal.

Inventarverwaltung: alles, was der Betrieb besitzt

Neben der Handelsware führt SIPONA das Firmeninventar: Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Möbel und Räume. Objektarten geben vor, welche Merkmale ein Objekt hat und ob es überhaupt buchbar ist – ein Raum ist es immer, ein Laptop in der Regel nicht.

• Bestandsliste und Objektkarte je Gegenstand, mit Standorten und eigenen Merkmalen je Objektart
• Anlagenbaum: Objekte lassen sich ineinander stellen – Gerät im Rack, Rack im Raum – samt Kapazität
• Prüfungen mit Prüfplänen und vollständiger Prüfhistorie: wiederkehrende Termine bleiben nicht liegen
• Etikettenbogen als PDF – neu erfasste Geräte werden beim nächsten Scannen auch gefunden
• Anlagenstammdaten als Exportdatei für DATEV und Lexware, mit einstellbaren Feldern

Kapazitätsplanung und Belegung

Der Belegungsplan zeigt, wer welches Objekt wann hat: den Vorführwagen, den Bagger, den Besprechungsraum, das Messgerät. Ob ein Objekt buchbar ist und wie viel es fasst, hängt an seiner Objektart, lässt sich aber im Einzelfall abweichend setzen – für den einen Vorführ-Laptop, der doch verliehen wird.

Kollisionen meldet SIPONA schon während der Eingabe und nicht erst beim Speichern. Wer plant, erfährt sofort, dass das Gerät belegt ist, statt von vorn anfangen zu müssen.

Rollen, Rechte, Nachvollziehbarkeit

Feingranulare Berechtigungen mit Datensichtbarkeit nach Wahl: eigene Datensätze, die eigene Abteilung oder alles. Ein Katalog von Standard-Rollen deckt vom Vertrieb bis zur Lagerleitung die üblichen Zuständigkeiten ab.

• Vertretung und Delegation mit zeitlicher Befristung
• Wertgrenzen und 4-Augen-Freigaben für Bestellungen
• Kostenstellen und Projekt-Fakturierung mit Verrechnungssätzen
• GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF auf Knopfdruck – mit Ihren Belegarten, Nummernkreisformaten, Speicherorten und Verantwortlichkeiten

In SIPONA Team enthalten

Das ERP ist ab dem Paket SIPONA Team enthalten – und damit auch in SIPONA Enterprise. Es ist kein separates Produkt und kein Add-on mit eigenem Preis: Wer Team lizenziert, hat die Warenwirtschaft dabei.

Wer zusätzlich Vertrieb und Kundenbeziehungen strukturiert führen will, findet das CRM in SIPONA Enterprise – es greift auf dieselben Firmen- und Kontaktdaten zu wie das ERP.

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Ausblick

In Planung sind weitere Ausbaustufen: Fertigung mit Stücklisten-Produktion, Finanzen mit Bankabgleich und BWA, Kasse/POS mit TSE (abhängig von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung), Service & Wartung sowie die automatische Belegerfassung eingehender PDF-Rechnungen per OCR. Diese Funktionen sind geplant und noch nicht Teil des Leistungsumfangs.

Häufige Fragen zum SIPONA ERP