Was das ERP abdeckt
Stammdaten
Artikel, Einheiten mit Umrechnung, Stücklisten, Austauschartikel, Preislisten, Kunden- und Lieferantenkonditionen.
Verkauf
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung – dazu Mahnwesen, Abo-Rechnungen, SEPA und Provisionen.
Einkauf
Bestellvorschlag, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung – inklusive Empfang strukturierter E-Rechnungen.
Lager
Lagerplätze bis zur chaotischen Lagerführung, Serien und Chargen, Umlagerungen und ein lückenloses Bewegungs-Journal.
Inventur
Zähllisten je Lager und Lagerplatz, Erfassung der Zählmengen, Abschluss bucht die Differenzen automatisch als Korrektur.
Inventarverwaltung
Das Firmeninventar mit Objektarten, Standorten, Anlagenbaum, Prüfterminen, Etiketten und Buchhaltungsexport.
Kapazitätsplanung
Belegungsplan für buchbare Objekte: wer hat welches Gerät wann. Konflikte zeigt SIPONA schon beim Eintippen an.
Buchhaltung & GoBD
DATEV- und Lexware-Export, Kostenstellen, lückenlose Nummernkreise und eine erzeugte Verfahrensdokumentation.
Master data for every sector
Items of any kind in any unit: pieces, metres, square metres and cubic metres, cubic metres, solid cubic metres and ster, linear metres, tonnes, kilograms, litres, hours, days or flat rates – plus company-specific units. Multiple units per item, with conversion between purchase, sale and stock, are built in.
- Bills of materials and set items with automatic breakdown
- Replacement items per product – alternatives visible directly in stock
- Price lists featuring volume-based pricing, promotional prices and customer-specific prices
- Lieferantenartikel mit eigener Artikelnummer und eigenem Einkaufspreis je Lieferant
- Serial and batch management, including traceability
Sales: from quotation to invoice
The complete document chain: quotation → order → delivery note → invoice, GoBD-compliant with continuous numbering sequences and audit-proof archiving. SIPONA generates e-invoices in accordance with ZUGFeRD/EN 16931 – and also receives structured e-invoices (ZUGFeRD/XRechnung).
- Discounts, cancellations and credit notes; advance and final invoices
- Dunning system with automatic suggestions – all correspondence is sent exclusively by a human
- Abo- und wiederkehrende Rechnungen, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und pain.008-Datei für die Bank
- Provisionen: Regeln je Mitarbeiter oder allgemein, automatisch bei Rechnungsstellung erfasst, Gutschriften gegengebucht
- Projektabrechnung mit Verrechnungssätzen und Kostenstellen
- DATEV export for transfer to tax advisers and accountancy firms
Purchasing & Warehouse
In the purchasing module, the system manages the entire process from ordering through goods receipt to the incoming invoice – with automatic reorder proposals based on minimum stock levels and reorder points. The warehouse module provides a realistic representation of your operations.
- Comprehensive warehouse management – even for disorganised warehouses
- Stock levels by item, warehouse and storage location, including stock transfers
- A comprehensive transaction log: every entry remains traceable
- Goods receipt by location, serial number and batch
Inventur: einmal zählen, sauber buchen
Die Inventur beginnt mit einer Zählliste, die SIPONA aus den aktuellen Beständen eines Lagers erzeugt – getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein, SIPONA stellt Soll und Ist gegenüber, und beim Abschluss werden die Differenzen als Korrekturbewegungen gebucht. Nichts wird stillschweigend überschrieben: Jede Korrektur steht anschließend im Bewegungs-Journal.
Inventarverwaltung: alles, was der Betrieb besitzt
Neben der Handelsware führt SIPONA das Firmeninventar: Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Möbel und Räume. Objektarten geben vor, welche Merkmale ein Objekt hat und ob es überhaupt buchbar ist – ein Raum ist es immer, ein Laptop in der Regel nicht.
- Bestandsliste und Objektkarte je Gegenstand, mit Standorten und eigenen Merkmalen je Objektart
- Anlagenbaum: Objekte lassen sich ineinander stellen – Gerät im Rack, Rack im Raum – samt Kapazität
- Prüfungen mit Prüfplänen und vollständiger Prüfhistorie: wiederkehrende Termine bleiben nicht liegen
- Etikettenbogen als PDF – neu erfasste Geräte werden beim nächsten Scannen auch gefunden
- Anlagenstammdaten als Exportdatei für DATEV und Lexware, mit einstellbaren Feldern
Kapazitätsplanung und Belegung
Der Belegungsplan zeigt, wer welches Objekt wann hat: den Vorführwagen, den Bagger, den Besprechungsraum, das Messgerät. Ob ein Objekt buchbar ist und wie viel es fasst, hängt an seiner Objektart, lässt sich aber im Einzelfall abweichend setzen – für den einen Vorführ-Laptop, der doch verliehen wird.
Kollisionen meldet SIPONA schon während der Eingabe und nicht erst beim Speichern. Wer plant, erfährt sofort, dass das Gerät belegt ist, statt von vorn anfangen zu müssen.
Roles, rights, traceability
Fine-grained permissions with customisable data visibility: your own records, your own department or everything. A catalogue of standard roles covers the usual areas of responsibility, from sales to warehouse management.
- Representation and delegation for a fixed period
- Value limits and dual-signature approvals for orders
- Cost centres and project invoicing using allocation rates
- GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF auf Knopfdruck – mit Ihren Belegarten, Nummernkreisformaten, Speicherorten und Verantwortlichkeiten
ERP + AI workforce
The AI makes the booking; a human approves it
The ERP system is the workbench – the AI staff are the workforce working on it: drafting quotations, creating orders, checking order proposals, preparing invoices. For anything involving external communication, there is a strict rule: sending, ordering and recording payments always take place only after approval by a human.
Included in the SIPONA Team
The ERP is included from the SIPONA Team package onwards – and is therefore also included in SIPONA Enterprise. It is not a separate product or an add-on with its own price: anyone who licences Team also gets the inventory management system.
Wer zusätzlich Vertrieb und Kundenbeziehungen strukturiert führen will, findet das CRM in SIPONA Enterprise – es greift auf dieselben Firmen- und Kontaktdaten zu wie das ERP.
Mehr zum SIPONA CRM · More about SIPONA Team · Compare packages · To the overview Security & Hosting
Outlook
Further expansion stages are in the planning stage: manufacturing with bill-of-materials-based production, finance with bank reconciliation and business performance analysis, till/POS with TSE (subject to a certified technical security device), service & maintenance, and the automatic capture of incoming PDF invoices via OCR. These functions are planned and are not yet part of the scope of services.
Frequently Asked Questions about SIPONA ERP
Is the ERP system included in all SIPONA packages?
The ERP is included from the SIPONA Team package onwards and is therefore also included in SIPONA Enterprise. It is not included in the entry-level SIPONA Meet package.
Does SIPONA support e-invoicing in accordance with ZUGFeRD?
Yes. SIPONA generates e-invoices in accordance with ZUGFeRD/EN 16931 and GoBD requirements, and receives structured e-invoices (ZUGFeRD/XRechnung), including audit-proof archiving.
Can I display units such as cubic metres, solid cubic metres or ster?
Yes. As well as standard units such as pieces, metres, kilograms and hours, timber and trade units such as cubic metres, solid cubic metres and ster are also available – and each company can create its own units with conversion factors.
Wie läuft eine Inventur ab?
SIPONA erzeugt die Zählliste aus den aktuellen Beständen eines Lagers, getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein; beim Abschluss werden die Differenzen automatisch als Korrekturbewegungen gebucht und bleiben im Bewegungs-Journal nachvollziehbar.
Was unterscheidet Inventur und Inventarverwaltung?
Die Inventur zählt Ihre Handelsware im Lager. Die Inventarverwaltung führt das Firmeninventar – Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT und Räume – mit Standort, Prüfterminen, Belegung und Anlagenstammdaten für die Buchhaltung.
Kann ich Anlagen an DATEV oder Lexware übergeben?
Ja. SIPONA erzeugt eine konfigurierbare Exportdatei mit den Anlagenstammdaten für DATEV und Lexware. Weil es für Anlagenstammdaten keinen herstellerneutralen Standard gibt, sind die Felder einstellbar und werden je nach Zielsystem angepasst.
Can the AI in the ERP system send invoices automatically?
No. AI staff can draft invoices and make suggestions – but sending, ordering and recording payments always require approval by a human.
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