SIPONA ERP: gestión de existencias, facturación y factura electrónica en su plataforma

Datos maestros para cada sector

Artículos de cualquier tipo en cualquier unidad: unidades, metros, metros cuadrados y cúbicos, metros cúbicos, metros fijos y «Ster», metros lineales, toneladas, kilogramos, litros, horas, días o tarifas fijas, además de las unidades propias de cada empresa. Se han integrado varias unidades por artículo con conversión entre compra, venta y almacén.

• Listas de materiales y artículos de conjunto con desglose automático
• Artículos de sustitución por artículo: alternativas visibles directamente en el almacén
• Listas de precios con descuentos por volumen, precios promocionales y precios personalizados para cada cliente
• Lieferantenartikel mit eigener Artikelnummer und eigenem Einkaufspreis je Lieferant
• Gestión de series y lotes, incluida la trazabilidad

Ventas: desde la oferta hasta la factura

La cadena completa de documentos: oferta → pedido → albarán → factura, conforme a la normativa GoBD, con series de números continuas y un archivo a prueba de auditorías. SIPONA genera facturas electrónicas según la norma ZUGFeRD/EN 16931 y también recibe facturas electrónicas estructuradas (ZUGFeRD/XRechnung).

• Descuento, anulación y abono, facturas de anticipo y de liquidación
• Sistema de recordatorios con sugerencias automáticas: el envío lo realiza exclusivamente una persona
• Abo- und wiederkehrende Rechnungen, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und pain.008-Datei für die Bank
• Provisionen: Regeln je Mitarbeiter oder allgemein, automatisch bei Rechnungsstellung erfasst, Gutschriften gegengebucht
• Projektabrechnung mit Verrechnungssätzen und Kostenstellen
• Exportación a DATEV para su envío a la asesoría fiscal y al departamento de contabilidad

Compras y almacén

En el área de compras, la cadena abarca desde el pedido hasta la recepción de mercancías y la factura de entrada, con propuestas automáticas de pedido basadas en el stock mínimo y el nivel de aviso. El almacén refleja de forma realista el funcionamiento de su empresa.

• Gestión integral del almacén, incluso en casos de gestión caótica del mismo
• Existencias por artículo, almacén y ubicación, con traslados
• Registro completo de movimientos: cada asiento queda documentado
• Entrada de mercancías con precisión en cuanto a ubicación, serie y lote

Inventur: einmal zählen, sauber buchen

Die Inventur beginnt mit einer Zählliste, die SIPONA aus den aktuellen Beständen eines Lagers erzeugt – getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein, SIPONA stellt Soll und Ist gegenüber, und beim Abschluss werden die Differenzen als Korrekturbewegungen gebucht. Nichts wird stillschweigend überschrieben: Jede Korrektur steht anschließend im Bewegungs-Journal.

Inventarverwaltung: alles, was der Betrieb besitzt

Neben der Handelsware führt SIPONA das Firmeninventar: Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Möbel und Räume. Objektarten geben vor, welche Merkmale ein Objekt hat und ob es überhaupt buchbar ist – ein Raum ist es immer, ein Laptop in der Regel nicht.

• Bestandsliste und Objektkarte je Gegenstand, mit Standorten und eigenen Merkmalen je Objektart
• Anlagenbaum: Objekte lassen sich ineinander stellen – Gerät im Rack, Rack im Raum – samt Kapazität
• Prüfungen mit Prüfplänen und vollständiger Prüfhistorie: wiederkehrende Termine bleiben nicht liegen
• Etikettenbogen als PDF – neu erfasste Geräte werden beim nächsten Scannen auch gefunden
• Anlagenstammdaten als Exportdatei für DATEV und Lexware, mit einstellbaren Feldern

Kapazitätsplanung und Belegung

Der Belegungsplan zeigt, wer welches Objekt wann hat: den Vorführwagen, den Bagger, den Besprechungsraum, das Messgerät. Ob ein Objekt buchbar ist und wie viel es fasst, hängt an seiner Objektart, lässt sich aber im Einzelfall abweichend setzen – für den einen Vorführ-Laptop, der doch verliehen wird.

Kollisionen meldet SIPONA schon während der Eingabe und nicht erst beim Speichern. Wer plant, erfährt sofort, dass das Gerät belegt ist, statt von vorn anfangen zu müssen.

Funciones, derechos, trazabilidad

Permisos muy detallados con visibilidad de los datos a elegir: registros propios, el propio departamento o todo. Un catálogo de roles estándar abarca las responsabilidades habituales, desde ventas hasta la gestión de almacenes.

• Representación y delegación de duración limitada
• Límites de importe y autorizaciones por doble revisión para los pedidos
• Centros de coste y facturación de proyectos con tarifas de imputación
• GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF auf Knopfdruck – mit Ihren Belegarten, Nummernkreisformaten, Speicherorten und Verantwortlichkeiten

Incluido en el equipo de SIPONA

El ERP está incluido a partir del paquete SIPONA Team y, por lo tanto, también en SIPONA Enterprise. No se trata de un producto independiente ni de un complemento con un precio propio: quien adquiera la licencia de Team, ya dispone del sistema de gestión de existencias.

Wer zusätzlich Vertrieb und Kundenbeziehungen strukturiert führen will, findet das CRM in SIPONA Enterprise – es greift auf dieselben Firmen- und Kontaktdaten zu wie das ERP.

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Perspectivas

Se están planificando nuevas fases de ampliación: fabricación con producción basada en listas de materiales, finanzas con conciliación bancaria y análisis de gestión empresarial, caja/TPV con TSE (dependiente de un dispositivo técnico de seguridad certificado), servicio y mantenimiento, así como el registro automático de facturas en formato PDF recibidas mediante OCR. Estas funciones están previstas, pero aún no forman parte del alcance del servicio.

Preguntas frecuentes sobre SIPONA ERP