SIPONA ERP: zarządzanie zapasami, fakturowanie i e-faktury na jednej platformie

Dane podstawowe dla każdej branży

Wszelkiego rodzaju artykuły w dowolnych jednostkach: sztuka, metr, metr kwadratowy i metr sześcienny, metr sześcienny, metr stały i ster, metr bieżący, tona, kilogram, litr, godzina, dzień lub stawka ryczałtowa – a także jednostki własne dla każdej firmy. System obsługuje wiele jednostek miary dla każdego artykułu wraz z przeliczaniem między zakupami, sprzedażą i stanem magazynowym.

• Listy części i pozycje zestawów z automatycznym rozbiciem
• Produkty zamienne dla poszczególnych artykułów – alternatywy widoczne bezpośrednio w magazynie
• Cenniki zawierające stawki progresywne, ceny promocyjne oraz ceny dostosowane do potrzeb poszczególnych klientów
• Lieferantenartikel mit eigener Artikelnummer und eigenem Einkaufspreis je Lieferant
• Zarządzanie seriami i partiami wraz z identyfikowalnością

Sprzedaż: od oferty do faktury

Pełny łańcuch dokumentów: oferta → zlecenie → list przewozowy → faktura, zgodny z GoBD, z nieprzerwanymi seriami numerów i archiwizacją zapewniającą zgodność z wymogami audytowymi. SIPONA generuje faktury elektroniczne zgodnie z normą ZUGFeRD/EN 16931 – a także odbiera ustrukturyzowane faktury elektroniczne (ZUGFeRD/XRechnung).

• Skonty, anulowanie i noty kredytowe, faktury zaliczkowe i końcowe
• System przypominania o płatnościach z automatycznymi propozycjami – wysyłkę realizuje wyłącznie osoba fizyczna
• Abo- und wiederkehrende Rechnungen, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und pain.008-Datei für die Bank
• Provisionen: Regeln je Mitarbeiter oder allgemein, automatisch bei Rechnungsstellung erfasst, Gutschriften gegengebucht
• Projektabrechnung mit Verrechnungssätzen und Kostenstellen
• Eksport do formatu DATEV w celu przekazania danych do biura doradztwa podatkowego i księgowości

Zakupy i magazyn

W dziale zakupów system prowadzi proces od złożenia zamówienia, przez przyjęcie towaru, aż po fakturę przychodową – z automatycznymi propozycjami zamówień opartymi na poziomie minimalnym i poziomie sygnalizacyjnym. Magazyn realistycznie odzwierciedla działalność Państwa firmy.

• Kompleksowe zarządzanie magazynem – nawet w przypadku chaotycznego prowadzenia magazynu
• Stan magazynowy według artykułu, magazynu i miejsca składowania wraz z przeniesieniami między magazynami
• Kompletny dziennik ruchów: każda transakcja pozostaje przejrzysta
• Przyjęcie towaru z uwzględnieniem miejsca, numeru seryjnego i partii

Inventur: einmal zählen, sauber buchen

Die Inventur beginnt mit einer Zählliste, die SIPONA aus den aktuellen Beständen eines Lagers erzeugt – getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein, SIPONA stellt Soll und Ist gegenüber, und beim Abschluss werden die Differenzen als Korrekturbewegungen gebucht. Nichts wird stillschweigend überschrieben: Jede Korrektur steht anschließend im Bewegungs-Journal.

Inventarverwaltung: alles, was der Betrieb besitzt

Neben der Handelsware führt SIPONA das Firmeninventar: Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Möbel und Räume. Objektarten geben vor, welche Merkmale ein Objekt hat und ob es überhaupt buchbar ist – ein Raum ist es immer, ein Laptop in der Regel nicht.

• Bestandsliste und Objektkarte je Gegenstand, mit Standorten und eigenen Merkmalen je Objektart
• Zuordnung zu Firma, Abteilung, Rolle und verantwortlicher Person; Suche auch per Handscanner
• Anlagenbaum: Objekte lassen sich ineinander stellen – Gerät im Rack, Rack im Raum – samt Kapazität
• Prüfpläne mit Fälligkeitsliste und Prüfhistorie: überfällige und bald fällige Prüfungen auf einen Blick, Nachfrist nach BetrSichV inklusive; ein erheblicher Mangel sperrt das Objekt
• Etikettenbogen als PDF mit GS1-DataMatrix oder Code 128 – neu erfasste Geräte werden beim nächsten Scannen auch gefunden
• Anlagenstammdaten als CSV-Datei für die Buchhaltung, an Lexware ausgerichtet

Kapazitätsplanung und Belegung

Der Belegungsplan zeigt, wer welches Objekt wann hat: den Vorführwagen, den Bagger, den Besprechungsraum, das Messgerät. Ob ein Objekt buchbar ist und wie viel es fasst, hängt an seiner Objektart, lässt sich aber im Einzelfall abweichend setzen – für den einen Vorführ-Laptop, der doch verliehen wird.

Kollisionen meldet SIPONA schon während der Eingabe und nicht erst beim Speichern. Wer plant, erfährt sofort, dass das Gerät belegt ist, statt von vorn anfangen zu müssen.

Role, uprawnienia, identyfikowalność

Precyzyjnie zdefiniowane uprawnienia z możliwością wyboru zakresu widoczności danych: własne rekordy danych, własny dział lub wszystkie dane. Katalog standardowych ról obejmuje typowe zakresy odpowiedzialności, od sprzedaży po zarządzanie magazynem.

• Pełnomocnictwo i delegowanie z ograniczeniem czasowym
• Limity wartości i zatwierdzanie zamówień przez dwie osoby
• Ośrodki kosztowe i fakturowanie projektów z wykorzystaniem stawek rozliczeniowych
• GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF auf Knopfdruck – mit Ihren Belegarten, Nummernkreisformaten, Speicherorten und Verantwortlichkeiten

W skład zespołu SIPONA wchodzą

System ERP jest zawarty już w pakiecie SIPONA Team – a tym samym również w SIPONA Enterprise. Nie jest to oddzielny produkt ani dodatek z własną ceną: każdy, kto wykupi licencję na pakiet Team, otrzymuje w pakiecie moduł zarządzania zapasami.

Wer zusätzlich Vertrieb und Kundenbeziehungen strukturiert führen will, findet das CRM in SIPONA Enterprise – es greift auf dieselben Firmen- und Kontaktdaten zu wie das ERP.

Mehr zum SIPONA CRM · Więcej o Zespole SIPONA · Porównanie pakietów · Do przeglądu Bezpieczeństwo i hosting

Perspektywy

W planach są kolejne etapy rozbudowy: produkcja z wykorzystaniem listy części, finanse z uzgodnieniem rachunków bankowych i analizą biznesową, kasa/POS z TSE (w zależności od certyfikowanego technicznego urządzenia zabezpieczającego), serwis i konserwacja, a także automatyczne rozpoznawanie faktur przychodzących w formacie PDF za pomocą OCR. Funkcje te są w fazie planowania i nie wchodzą jeszcze w skład zakresu usług.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu SIPONA ERP