Was das ERP abdeckt
Stammdaten
Artikel, Einheiten mit Umrechnung, Stücklisten, Austauschartikel, Preislisten, Kunden- und Lieferantenkonditionen.
Verkauf
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung – dazu Mahnwesen, Abo-Rechnungen, SEPA und Provisionen.
Einkauf
Bestellvorschlag, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung – inklusive Empfang strukturierter E-Rechnungen.
Lager
Lagerplätze bis zur chaotischen Lagerführung, Serien und Chargen, Umlagerungen und ein lückenloses Bewegungs-Journal.
Inventur
Zähllisten je Lager und Lagerplatz, Erfassung der Zählmengen, Abschluss bucht die Differenzen automatisch als Korrektur.
Inventarverwaltung
Das Firmeninventar mit Objektarten, Standorten, Anlagenbaum, Prüfterminen, Etiketten und Buchhaltungsexport.
Kapazitätsplanung
Belegungsplan für buchbare Objekte: wer hat welches Gerät wann. Konflikte zeigt SIPONA schon beim Eintippen an.
Buchhaltung & GoBD
DATEV- und Lexware-Export, Kostenstellen, lückenlose Nummernkreise und eine erzeugte Verfahrensdokumentation.
Stamgegevens voor elke sector
Alle soorten artikelen in elke eenheid: stuk, meter, vierkante en kubieke meter, ruimmeter, vast meter en ster, lopende meter, ton, kilogram, liter, uur, dag of forfaitair bedrag – plus eigen eenheden per bedrijf. Er zijn meerdere eenheden per artikel ingebouwd, met omrekening tussen inkoop, verkoop en voorraad.
- Stuklijsten en setartikelen met automatische uitsplitsing
- Vervangingsartikelen per artikel – alternatieven direct zichtbaar in het magazijn
- Prijslijsten met staffelprijzen, actieprijzen en klantspecifieke prijzen
- Lieferantenartikel mit eigener Artikelnummer und eigenem Einkaufspreis je Lieferant
- Serie- en batchbeheer, inclusief traceerbaarheid
Verkoop: van offerte tot factuur
De volledige documentketen: offerte → opdracht → leveringsbon → factuur, in overeenstemming met de GoBD-richtlijnen, met aaneengesloten nummerreeksen en een controleerbaar archief. SIPONA genereert e-facturen volgens ZUGFeRD/EN 16931 – en ontvangt ook gestructureerde e-facturen (ZUGFeRD/XRechnung).
- Korting, annulering en creditering, aanbetalings- en eindfacturen
- Incasso met automatische voorstellen – verzending gebeurt uitsluitend door een medewerker
- Abo- und wiederkehrende Rechnungen, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und pain.008-Datei für die Bank
- Provisionen: Regeln je Mitarbeiter oder allgemein, automatisch bei Rechnungsstellung erfasst, Gutschriften gegengebucht
- Projektabrechnung mit Verrechnungssätzen und Kostenstellen
- DATEV-export voor doorgifte aan belastingadviseurs en de boekhouding
Inkoop & Magazijn
Op het gebied van inkoop begeleidt het systeem het hele proces, van de bestelling via de goederenontvangst tot de inkomende factuur – met automatische bestelvoorstellen op basis van de minimumvoorraad en het meldingsniveau. Het magazijn geeft een realistisch beeld van uw bedrijf.
- Volledig magazijnbeheer – ook bij een chaotische magazijnorganisatie
- Voorraad per artikel, magazijn en opslaglocatie, inclusief overboekingen
- Een volledig bewegingsdagboek: elke boeking blijft traceerbaar
- Goederenontvangst op basis van opslaglocatie, serienummer en batch
Inventur: einmal zählen, sauber buchen
Die Inventur beginnt mit einer Zählliste, die SIPONA aus den aktuellen Beständen eines Lagers erzeugt – getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein, SIPONA stellt Soll und Ist gegenüber, und beim Abschluss werden die Differenzen als Korrekturbewegungen gebucht. Nichts wird stillschweigend überschrieben: Jede Korrektur steht anschließend im Bewegungs-Journal.
Inventarverwaltung: alles, was der Betrieb besitzt
Neben der Handelsware führt SIPONA das Firmeninventar: Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Geräte, Möbel und Räume. Objektarten geben vor, welche Merkmale ein Objekt hat und ob es überhaupt buchbar ist – ein Raum ist es immer, ein Laptop in der Regel nicht.
- Bestandsliste und Objektkarte je Gegenstand, mit Standorten und eigenen Merkmalen je Objektart
- Zuordnung zu Firma, Abteilung, Rolle und verantwortlicher Person; Suche auch per Handscanner
- Anlagenbaum: Objekte lassen sich ineinander stellen – Gerät im Rack, Rack im Raum – samt Kapazität
- Prüfpläne mit Fälligkeitsliste und Prüfhistorie: überfällige und bald fällige Prüfungen auf einen Blick, Nachfrist nach BetrSichV inklusive; ein erheblicher Mangel sperrt das Objekt
- Etikettenbogen als PDF mit GS1-DataMatrix oder Code 128 – neu erfasste Geräte werden beim nächsten Scannen auch gefunden
- Anlagenstammdaten als CSV-Datei für die Buchhaltung, an Lexware ausgerichtet
Kapazitätsplanung und Belegung
Der Belegungsplan zeigt, wer welches Objekt wann hat: den Vorführwagen, den Bagger, den Besprechungsraum, das Messgerät. Ob ein Objekt buchbar ist und wie viel es fasst, hängt an seiner Objektart, lässt sich aber im Einzelfall abweichend setzen – für den einen Vorführ-Laptop, der doch verliehen wird.
Kollisionen meldet SIPONA schon während der Eingabe und nicht erst beim Speichern. Wer plant, erfährt sofort, dass das Gerät belegt ist, statt von vorn anfangen zu müssen.
Rollen, rechten, traceerbaarheid
Fijnmazige machtigingen met naar keuze instelbare zichtbaarheid van gegevens: eigen gegevensrecords, de eigen afdeling of alles. Een catalogus met standaardrollen dekt de gebruikelijke verantwoordelijkheden, van de verkoopafdeling tot het magazijnbeheer.
- Vertegenwoordiging en delegatie voor een bepaalde periode
- Waardedrempels en dubbele controle bij bestellingen
- Kostenplaatsen en projectfacturering met verrekeningspercentages
- GoBD-Verfahrensdokumentation als PDF auf Knopfdruck – mit Ihren Belegarten, Nummernkreisformaten, Speicherorten und Verantwortlichkeiten
ERP + AI-personeel
De AI maakt de reservering, de mens keurt deze goed
Das ERP ist die Werkbank – die KI-Mitarbeiter sind die Belegschaft, die daran arbeitet: Angebote entwerfen, Aufträge anlegen, Bestellvorschläge prüfen, Rechnungen vorbereiten. Für alles mit Außenwirkung gilt dabei die Freigabe als Vorgabe: Senden, Bestellen und Zahlungen erfassen gibt zunächst ein Mensch frei. Vollautonom handelt ein KI-Mitarbeiter erst, wenn der Firmenadmin es je KI-Mitarbeiter und Aktionsart einschaltet – ab 99 % Zuverlässigkeit über mindestens 100 Fälle, bis zu einer Wertgrenze, mit automatischem Rückfall und Protokoll jeder Aktion.
Inbegrepen in het SIPONA-team
Het ERP-systeem is inbegrepen vanaf het SIPONA Team-pakket – en dus ook in SIPONA Enterprise. Het is geen afzonderlijk product en geen add-on met een eigen prijs: wie een licentie voor Team aanschaft, krijgt het voorraadbeheersysteem erbij.
Wer zusätzlich Vertrieb und Kundenbeziehungen strukturiert führen will, findet das CRM in SIPONA Enterprise – es greift auf dieselben Firmen- und Kontaktdaten zu wie das ERP.
Mehr zum SIPONA CRM · Meer over het SIPONA-team · Naar de pakketvergelijking · Naar het overzicht Beveiliging & Hosting
Vooruitzichten
Er staan nog meer uitbreidingsfasen op de planning: productie met stuklijstproductie, financiën met bankafstemming en bedrijfsanalyse, kassa/POS met TSE (afhankelijk van een gecertificeerde technische beveiligingsinrichting), service & onderhoud, evenals de automatische verwerking van inkomende PDF-facturen via OCR. Deze functies zijn gepland en maken nog geen deel uit van het leveringspakket.
Veelgestelde vragen over SIPONA ERP
Is het ERP-systeem in alle SIPONA-pakketten inbegrepen?
Het ERP-systeem is inbegrepen vanaf het SIPONA Team-pakket en dus ook in SIPONA Enterprise. In het instappakket SIPONA Meet is het niet inbegrepen.
Ondersteunt SIPONA de e-factuur volgens ZUGFeRD?
Ja. SIPONA genereert e-facturen volgens ZUGFeRD/EN 16931 die voldoen aan de GoBD-normen en ontvangt gestructureerde e-facturen (ZUGFeRD/XRechnung), inclusief een archivering die voldoet aan de eisen voor controleerbaarheid.
Kan ik eenheden zoals kubieke meter, vaste meter of ster weergeven?
Ja. Naast standaardeenheden zoals stuk, meter, kilogram of uur zijn er ook houten en handelseenheden zoals kubieke meter, vast meter en ster – en per bedrijf kunnen eigen eenheden met omrekeningsfactoren worden aangemaakt.
Wie läuft eine Inventur ab?
SIPONA erzeugt die Zählliste aus den aktuellen Beständen eines Lagers, getrennt nach Artikel und Lagerplatz. Sie tragen die gezählten Mengen ein; beim Abschluss werden die Differenzen automatisch als Korrekturbewegungen gebucht und bleiben im Bewegungs-Journal nachvollziehbar.
Was unterscheidet Inventur und Inventarverwaltung?
Die Inventur zählt Ihre Handelsware im Lager. Die Inventarverwaltung führt das Firmeninventar – Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge, IT und Räume – mit Standort, Prüfterminen, Belegung und Anlagenstammdaten für die Buchhaltung.
Wie kommen die Anlagen in die Buchhaltung?
Über eine CSV-Datei mit den Anlagenstammdaten zum Herunterladen. Die Spalten sind fest und an Lexware ausgerichtet; einstellbar sind Trennzeichen, Zeichensatz und Datumsformat, damit die Datei in Ihr Buchhaltungsprogramm passt. Eine direkte Übertragung an DATEV oder Lexware gibt es nicht, und eine Abschreibung (AfA) berechnet SIPONA nicht.
Kan de AI in het ERP-systeem zelfstandig facturen versturen?
Nur, wenn Sie es ausdrücklich erlauben. Vorgabe ist die Freigabe: KI-Mitarbeiter entwerfen Belege und machen Vorschläge, Senden, Bestellen und das Erfassen von Zahlungen gibt ein Mensch frei. Erst wenn ein KI-Mitarbeiter bei einer Aktionsart nachweislich zuverlässig arbeitet – mindestens 99 % über mindestens 100 Fälle –, kann der Firmenadmin sie für ihn bis zu einer Wertgrenze freischalten. Sinkt die Quote, fällt die Freischaltung automatisch zurück, und jede autonome Aktion wird protokolliert.
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